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Trucos y Consejos

Todo sobre Excel: qué es, cómo funciona y trucos para empezar

Mireia Fernández

Publicado

ActualizadoCreación de una guia completa con nuevas imagenes

Entre todos los programas de la suite de Office, uno de los más utilizados por estudiantes y empresas es Microsoft Excel. Pero… ¿Qué es este programa de hojas de cálculo? Si bien muchos lo hemos utilizado en alguna ocasión para organizar información o hacer cálculos sencillos, pocos sabemos realmente cómo funciona esta herramienta de ofimática.

En el artículo de hoy vamos a ofrecerte una introducción básica a Excel además de acompañarla con las mejores guías y trucos de este programa. ¿Te gustaría saber qué es una tabla dinámica en Excel o cómo sumar utilizando una hoja de cálculo? Descúbrelo bajo estas líneas.

Todo sobre Excel: qué es, cómo funciona y trucos para empezar

Qué es Excel y para qué sirve

Microsoft Excel es un programa de hojas de cálculo incluido dentro de la suite de ofimática Office. Éste permite al usuario trabajar con datos numéricos gracias a su sistema de filas y columnas, convirtiéndolo en una herramienta de incalculable valor para organizar toda clase de datos. Además de ello, Excel permite realizar todo tipo de cálculos aritméticos, estadísticos y funciones matemáticas complejas de forma sencilla.

En definitiva, Microsoft Excel es una herramienta de análisis de gran utilidad para empresas y entornos laborales. Éste permite trabajar con grandes volúmenes de información y datos, así como generar reportes, gráficos y tablas dinámicas de gran valor y sin apenas esfuerzo alguno.

Gráfico creado con Microsoft Excel

Cómo funciona Excel

Para trabajar con esta herramienta, es necesario hacer uso de sus hojas de cálculo, por lo que es necesario saber qué es una hoja de Excel. Éstas se muestran en forma de una matriz bidimensional formada por filas y columnas. La intersección entre ambas recibe el nombre de celda, que básicamente es la casilla en la cual podremos ir introduciendo los datos, operaciones aritméticas y funciones de Excel.

Las columnas de Excel se identifican con letras, mientras que las filas con números. Si deseas realizar operaciones aritméticas básicas, únicamente debes añadir el símbolo = (igual a) seguido de + (sumar), – (restar), (*) multiplicar o (/) dividir. También podrás escribir fórmulas en referencia a celdas, pudiendo así analizar tus datos.

Además de poder escribir datos numéricos en las tablas de Excel, también podrás añadir textos y que el mismo programa los detecte como tal. Ello puede comprobarse por su alineación, pues los datos numéricos estarán alineados a la derecha mientras que todo texto estará alineado en la izquierda. De este modo es posible organizar grandes hojas de datos rápidamente desde una misma tabla de Excel.

Tabla de Excel

Qué es una función en Excel

Una función o fórmula de Excel permite realizar cálculos avanzados tanto con nuestros datos numéricos como alfanuméricos. Para utilizar esta herramienta, simplemente pulsa en el botón Fx que encontrarás en la barra de fórmula.

Una vez hecho esto, se abrirá una nueva ventana donde podrás buscar cómodamente tu función tanto escribiendo una descripción como seleccionando alguna de sus 13 categorías (financieras, fecha y hora, matemáticas y trigonométricas, estadísticas, búsqueda y referencia, base de datos, texto, lógica, información, ingeniería, cubo, compatibilidad, web).

Una de las funciones más utilizadas de Excel es la función BUSCARV. Ésta permite encontrar elementos dentro de cualquier tabla o rango de fila y mostrando el resultado en una celda aislada. Por ejemplo, si tienes los datos telefónicos de todos tus empleados en la tabla junto a su nombre, podrás encontrar un teléfono rápidamente con tan sólo saber el nombre de la persona.

Qué es una macro en Excel

Las macros en Excel son procesos automáticos que cualquier usuario puede automatizar para realizar funciones complejas sin necesidad de tener que repetirlas. De este modo y obviando estas tareas recurrentes, se consigue ahorrar mucho tiempo libre y a su vez, aumentar el rendimiento del trabajador.

Para crear una macro en Excel simplemente pulsa en la sección “Vista” que encontrarás en la esquina superior derecha de la pantalla. A continuación, haz clic en el botón “Macros” y selecciona la opción “Grabar macro”, dándole un nombre y asignándole un acceso directo. Para finalizar, haz clic en “Aceptar” para regresar al interfaz de Excel.

Una vez aceptado el macro, el programa registrarás las opciones o teclas que pulses a continuación. Para finalizar, haz nuevamente clic en “Vista” y selecciona “Detener grabación”. Ahora, cada vez que utilices el atajo de teclado que creaste, la macro repetirá todos los pasos que grabaste en el paso anterior.

Guías, tutoriales, trucos y consejos para dominar Excel

Microsoft Excel es un programa complejo y empezar a trabajar con éste sin conocimientos previos de la herramienta puede presentarse como un rompecabezas de difícil solución. En Softonic hemos recopilado algunas de las mejores guías, tutoriales y consejos para Excel con los que poco a poco, podrás entender el funcionamiento de este útil programa. ¡Allá vamos!

Primeros pasos y conceptos básicos de Excel

Aunque a primeras Excel pueda parecer un programa sencillo de utilizar, aprender a familiarizarse con su interfaz o sus funciones básicas lleva su tiempo. Para disminuir esa tediosa curva de aprendizaje, bajo estas líneas encontrarás algunas guías con los conceptos básicos para dar tus primeros pasos con la herramienta.

Edición de celdas

Al tratarse de un programa de hojas de cálculo, para utilizar Excel es de vital importancia saber editar correctamente sus celdas. Éstas son fáciles de utilizar, pero algunas de sus funciones se encuentran un poco más escondidas que el resto. Conocerlas todas te servirá para agilizar tu trabajo y en definitiva, aumentar tu rendimiento laboral.

Cómo combinar celdas en Microsoft Excel

Cómo hacer un gráfico en Excel

Una de las funciones más útiles de Excel es la creación de gráficos. Éstos son de gran utilidad tanto para ilustrar procesos estadísticos como para presentar resultados en informes de una forma visual y fácilmente entendible. Sin embargo, el proceso para crear una gráfica en Excel no es siempre intuitivo y necesitarás de ayuda para aprender sus conceptos básicos. Tranquilo, nosotros te enseñaremos cómo hacerlo.

Cómo hacer una gráfica con Microsoft Excel

Cómo hacer una tabla dinámica en Excel

Gran parte de los usuarios de Excel hemos escuchado su nombre en alguna ocasión, pero no todos tenemos claro qué es una tabla dinámica en Excel o para qué sirven. Las tablas dinámicas son un método excelente para resumir los datos estadísticos mostrados en una tabla de mayor tamaño. De este modo podrás dar sentido a grandes grupos de datos y que cualquier usuario pueda entenderlos sin mayores complicaciones. Crear una tabla dinámica puede ser un proceso intimidante, pero si sigues los pasos del siguiente tutorial aprenderás a hacer uso de ellas en un abrir y cerrar de ojos.

Tabla dinámica en Excel

Cómo sumar y cómo restar en Excel

Algunas de las funciones básicas y más utilizadas de Excel son sumar y restas sus distintas celdas. El programa ofrece distintas formas de hacerlo, tanto usando funciones como sin ellas, pero todas tienen en común que una vez las domines, difícilmente podrás olvidarlas. Bajo estas líneas encontrarás un útil tutorial con el que aprenderás a sumar y restar en Excel paso a paso.

Sumar en Excel

Resolución de errores comunes en Excel

Hay pocas cosas más frustrantes que recibir algún mensaje de error ya sea durante la instalación, activación o uso de Excel. Si el programa te está dando algún quebradero de cabeza, recomendamos que le eches un vistazo a las siguientes guías para resolver estos inconvenientes.

Dónde descargar plantillas para Excel

Las hojas de cálculo de Excel pueden ser utilizadas para un sinfín de objetivos, aunque crearlas pueden llevarnos un tiempo realmente precioso. Para optimizar nuestra jornada laboral, existen plantillas predeterminadas de Excel que podemos descargar y empezar a trabajar con ellas en apenas segundos. En el siguiente artículo te explicamos a fondo dónde conseguirlas y cómo instalarlas.

Plantilla para Excel

Trucos, consejos y secretos de Excel

Aunque sepas utilizar Excel como un profesional, es más que probable que desconozcas algunas de sus funciones menos populares. ¿Sabías que puedes convertir archivos de Excel a PDF? ¿O que puedes Visual Basic desde el programa? Bajo estas líneas encontrarás una selección de guías y tutoriales con funciones, consejos y secretos de esta aplicación de ofimática.

Pac Man para Excel

Esperamos que nuestra guía para principiantes de Excel te haya servido de ayuda. ¿Has empezado ya a utilizar este útil programa de hojas de cálculo? ¿Te gustaría utilizar alguna de sus funciones y no sabes cómo? ¡Háznoslo saber en la sección de comentarios y te ayudaremos!

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